Une plateforme SaaS au service de la productivité
Qui est Certifopac ?
Certifopac est l’organisme certificateur spécialisé dans la certification Qualiopi, permettant de délivrer le certificat nécessaire pour pouvoir être référencé sur la liste publique des organismes de formation. Certifopac a su révolutionner le secteur des audits et des certifications en investissant dans un outil en ligne permettant de connecter facilement les certificateurs et les organismes audités.
Découvrez comment nous avons accompagné Certifopac dans la conception et la réalisation de cette plateforme SaaS, qui leur offre aujourd’hui un sérieux avantage concurrentiel.
Jaouad Lizati
CEO, Better & More
Je suis fier des équipes Better & More, toujours enthousiastes et orientées produit. Avec de tels experts en développement, nous livrons un code de grande qualité, mais ce n'est pas tout. Dès le début de chaque collaboration, nous nous concentrons sur la valeur que nous pouvons apporter à votre projet. En partageant notre expertise technique et notre vision de consultants, nous vous conseillons sur les moyens les plus efficaces de rendre votre produit performant et rentable.
1 Le challenge
La réalisation d’audits chez les organismes de formation est un métier passionnant, garantissant la qualité des formations dispensées en France, en suivant des normes bien précises. Problème : les certificateurs devaient passer un temps considérable à de très nombreuses tâches manuelles, réduisant drastiquement leur temps disponible pour auditer convenablement les clients. En effet, des échanges par e-mail à l’envoi des documents, en passant par l'organisation des rendez-vous, les relances, la planification interne ou encore les comptes-rendus pour la traçabilité, le quotidien des certificateurs était trop encombré de tâches annexes et administratives, ce qui les limitait dans leur performance et réduisait leur capacité d’audits.
Certifopac a donc fait appel à Better & More pour réfléchir à une solution pour réduire et automatiser un maximum de tâches répétitives et chronophages, afin de permettre aux certificateurs de se concentrer sur ce qu’ils font de mieux : auditer.
2 La solution
Après de nombreux échanges contextuels et une analyse approfondie des challenges et des problèmes du quotidien des auditeurs, nous avons commencé à imaginer une solution qui pourrait être à la fois utile aux collaborateurs, mais aussi aux clients qui souhaitent obtenir la certification. Nous avons ainsi proposé à Certifopac une véritable solution tout-en-un, aussi utile pour les auditeurs que les clients, permettant un gain de temps considérable et une meilleure communication entre les deux parties.
Voici les 7 fonctionnalités de l’application Apollo qui a révolutionné le quotidien des auditeurs :
L'automatisation des e-mails
En automatisant 90 % des e-mails envoyés aux clients, voici une amélioration de taille apportée aux journées des certificateurs. Outre le gain de temps immense, c’est aussi l’assurance de pouvoir relancer les clients automatiquement, sans erreurs et sans oubli.
Sélection automatique des auditeurs et gestion de leurs agendas
Les auditeurs sont sélectionnés par la plateforme grâce à un algorithme qui attribue automatiquement les missions en fonction des critères et des disponibilités. Ainsi, en considérant la zone d’intervention, les qualifications ou encore les temps de vacances, le gain de temps d’attribution et de sélection est immense et la marge d'erreur considérablement réduite.
To-do lists mises à jour automatiquement
Les auditeurs n’ont plus à passer un temps dédié chaque jour à organiser leur journée : la plateforme indique directement une liste mise à jour en temps réel des dossiers et tâches à traiter en priorité. Tous les agendas des auditeurs sont synchronisés, il n’est plus nécessaire d’allouer du temps à la planification manuelle.
L’IA au service des organismes de formation
Pour aider les organismes de formation à obtenir plus facilement leur certification, nous avons intégré l’intelligence artificielle au sein de l’application Apollo, qui analyse un grand nombre d’audits précédents et les aide à éviter les erreurs classiques.
Automatisation des process d’audits
L’application crée automatiquement une liste complète des éléments qui doivent être audités en fonction des critères indiqués : chiffre d'affaires, secteur d'activité, nombre d'employés, localisation géographique, etc. Ensuite, la plateforme SaaS répartit les tâches aux bons utilisateurs et les planifie dans les agendas respectifs.
Traçabilité totale
100 % des interventions des auditeurs, du client, mais également des tâches automatisées, sont enregistrées dans l'application pour un contrôle précis et une traçabilité en temps réel. Ce n’est pas tout, l’application génère des rapports intelligents indiquant les points d’amélioration que les auditeurs doivent suivre pour optimiser leur productivité.
Génération automatique de documents
La très grande majorité des documents sont dorénavant créés automatiquement par la plateforme Apollo : factures, plannings, ordres de mission, rapports et compte rendus d’audits, suggestions finales, etc. Ainsi, l'auditeur gagne un temps précieux et peut se concentrer sur les améliorations à apporter aux clients, en gagnant en productivité. Enfin, l’application permet aussi de centraliser et d’analyser la comptabilité, en éditant des bilans et en programmant des relances automatiques.
On met les services B&M et on coche ceux utilisés sur le projet ? Ou une liste des technos ?
3 Le résultat
La création de l’application Apollo, qui révolutionne la démarche de certification Qualiopi !
Nous avons imaginé l’application SaaS Apollo comme le centre de pilotage des auditeurs, afin qu’ils puissent suivre leurs audits et indiquer leur avancement aux clients plus facilement en automatisant un grand nombre de tâches. De leur côté, les organismes de formation reçoivent des e-mails et des alertes régulièrement afin d’être tenus informés des avancées, réduisant ainsi les prises de contact pour demander où on est leur audit.
L'automatisation des e-mails
- De 30 à 45 min de gagnés chaque jour
- Plus de 100 e-mails envoyés chaque jour aux clients automatiquement par auditeur
- Plus aucune faute d’orthographe
- Plus aucun oubli d’envoi ou d’erreur de destinataire
Sélection automatique des auditeurs et gestion de leurs agendas
- Finie la sélection manuelle des auditeurs
- Gain de temps immense d’attribution des audits
- Les erreurs “humaines” sont considérablement réduites
- Les agendas sont automatiquement synchronisés
To-do lists mises à jour automatiquement
- Les tâches sont organisées et classées par ordre de priorité
- Les auditeurs sont libérés de la charge mentale et du stress de l’organisation
- Les journées sont optimisées en fonction des agendas
- Réduction drastique des oublis ou de dossiers non-traitées
L’IA au service des organismes de formation
- Un taux de réussite en hausse pour les clients
- Une aide unique et précieuse apportée automatiquement aux organismes
- Des conseils avisés sans prendre une seule minute aux certificateurs
Automatisation des processus d’audit
- Le process des audits est dorénavant 100% automatisé
- Réduction de la marge d’erreur
- Amélioration de la qualité d’audit
Traçabilité totale
- Certifopac offre sans effort une totale transparence à ses utilisateurs
- Gain de productivité
- Gain de crédibilité
Génération automatique de documents
- Les auditeurs n’interviennent plus dans la création des rapports, factures, plannings et autres documents
- Les risques d’erreur sont proche de 0
- Un gain de temps, et donc de productivité, immense
Découvrez la réaction de notre client
“Lorsque nous concevons une application SaaS, nous nous concentrons sur les besoins de l’utilisateur final. Notre expérience montre que l’accessibilité et la sécurité de l’application sont les deux principales préoccupations, tant pour vos employés que pour vos clients. Les utilisateurs veulent simplement pouvoir accéder à la plateforme en toute sécurité et à tout moment.
“Lorsque nous concevons une application SaaS, nous nous concentrons sur les besoins et de l’utilisateur final. Notre expérience montre que l’accessibilité et la sécurité de l’application sont les deux principales préoccupations, tant de vos employés que de vos clients. Les utilisateurs veulent simplement pouvoir accéder à la plateforme en toute sécurité et à tout moment.
En chiffres
2 h
Temps moyen gagné par jour et par auditeur
100 000
100K
E-mails envoyés automatiquement chaque mois aux clients.
0%
D’erreurs d’envois d’e-mails
450 000
450K
Notifications et alertes envoyées chaque mois aux clients et auditeurs
+30%
D’audits réalisés par auditeur en utilisant la plateforme
+10%
De certifications réussies grâce aux conseils automatiques et à l’IA
:)
Des auditeurs plus heureux et plus performants
Concevons ensemble votre solution SaaS innovante !
Parce que c'est à votre logiciel de s'adapter à vous, et non le contraire.
Prenons contact pour discuter de vos besoins et de vos défis tech.
Nous serions ravis d’en connaître un peu plus sur votre projet de site, d’application ou de solution SaaS.
Notre gestionnaire de compte vous contactera sous 24 h.
Puis, nous aurons l’occasion de :
- Échanger ensemble sur vos besoins
- Mener un brainstorming avec nos consultants
- Élaborer les premières specs et un mock-up de votre solution
- Vous présenter un devis complet et détaillé pour votre développement
